Tietosuojaseloste

Helsinki Partners Oy:n tietosuojaseloste sen kumppaneita, asiakkaita ja yhteistyökumppaneita koskevasta henkilörekisteristä

1. Rekisterinpitäjä

Helsinki Partners Oy (y-tunnus 3209009-8)
Kasarmikatu 36
00130 Helsinki

2. Rekisteriä koskevat yhteystiedot

Helsinki Partners Oy (y-tunnus 3209009-8) (”HP” tai ”Rekisterinpitäjä”)
Kasarmikatu 36
00130 Helsinki

3. Rekisterin nimi

Helsinki Partners Oy:n kumppaneita, asiakkaita ja yhteistyökumppaneita koskeva henkilörekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Rekisteröityjen henkilötietoja käsitellään seuraavilla käsittelyperusteilla:

• HP:n ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella
• HP:n oikeutetun edun perusteella (esimerkiksi suoramarkkinointi) tai
• rekisteröidyn suostumuksella.

Rekisteröityjen henkilötietojen käytön tarkoituksena on:

• ylläpitää, kehittää, analysoida ja tilastoida rekisteröityjen HP:n verkkosivustojen käyttöä
• asiakasviestintä ja asiakaspalautteen kerääminen rekisteröidyiltä
• mielipide- ja markkinatutkimusten toteuttaminen rekisteröidyille
• suoramarkkinointi, verkkomainonnan kohdistaminen ja rekisteröityjen profilointi
• HP:n liiketoiminnan ja rekisteröidyille suunnattujen palveluiden suunnittelu ja kehittäminen
• käyttäjien tunnistaminen ja käyttöoikeuksien hallinta

5. Rekisterin sisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot rekisteröidyistä (esimerkiksi päättäjät ja yhteyshenkilöt, mukaan lukien uutiskirjeiden tilaajat, yhteydenotto- ja/tai palautepyynnön tehneet sekä tapahtumiin osallistujat):

• nimi, titteli, osoite, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• tiedot rekisteröityjen työtehtävistä ja asemasta työelämässä tai julkisessa tehtävässä
• suoramarkkinointikiellot
• segmentointitiedot 
• sähköisten palveluiden kirjautumistiedot ja käyttöloki
• yhteyshenkilön käyttämä kieli
• erilaiset evästeet
• asiakashistoria

6. Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Rekistereissä olevat henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä säännöllisesti eri tavoin (esimerkiksi puhelimitse, kokouksissa tai muulla vastaavalla tavalla). Rekisteröidyt voivat myös toimittaa henkilötietojaan HP:lle suostumuksensa perusteella.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

7. Henkilötietojen luovutus ja siirto EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle

HP luovuttaa rekisteröityjen henkilötietoja yhteistyökumppaneilleen edistääkseen asiakasyritystensä liiketoiminnan kehittämistä, investointien toteutumista ja liiketoimintaratkaisuiden syntymistä.

HP käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia tiettyihin rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyviin tehtäviin, kuten uutiskirjeen tilaajaluetteloiden ylläpitoon ja tiettyjen digitaalisten palvelujen tarjoamiseen ja tietojen käsittelyyn markkinointitarkoituksiin.

HP:n käyttäessä ulkopuolisten palveluntarjoajien palveluita rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn, on jokainen tällainen palveluntarjoaja velvollinen solmimaan HP:n kanssa erillisen henkilötietojen käsittelysopimuksen, jossa sovitaan palveluntarjoajan tietosuojalainsäädännön mukaisista velvoitteista.

HP voi myös luovuttaa tai siirtää rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille, kuten mahdollisille ostajille ja/tai heidän neuvonantajilleen tai toimivaltaisille viranomaisille tarpeen vaatiessa. Tällaiset henkilötietojen luovutukset suoritetaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Rekisteröityjen henkilötietoja voidaan käsitellä EU:n ja Euroopan talousalueella.

Rekisteröityjen henkilötietoja voidaan myös siirtää, välittää, niihin voidaan päästä käsiksi tai niitä voidaan muutoin käsitellä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolella, esim. Yhdysvalloissa tai muissa maissa, jos palveluiden tarjoaminen rekisteröidyille sitä edellyttää.

HP varmistaa aina henkilötietojen asianmukaisen tietosuojan tason sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla siirrettäessä henkilötietoja EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietosuojan taso varmistetaan esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission vakiosopimuslausekkeita.

8. Rekisterin tietosuoja sekä säilytysajat

Rekisteröityjen henkilötietoja saavat käsitellä vain sellaiset HP:n työntekijät, joilla on oikeus käsitellä rekisteröityjen henkilötietoja työtehtäviensä suorittamiseksi. Tarvittaessa rekisteröityjen henkilötietoja voivat käsitellä myös sellaiset alihankkijoina toimivat käsittelijät, joilla on oikeus käyttää rekisteröityjen henkilötietoja sisältäviä tietojärjestelmiä.

Kaikilla tietojärjestelmien käyttäjillä on henkilökohtaiset kirjautumistiedot henkilötietoja sisältäviin tietojärjestelmiin. Henkilötiedot kerätään tietokantoihin, jotka suojaan palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat pilvipalveluissa. 

Rekisteröityjen henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötietoja säilytetään ensisijaisesti niin kauan kuin HP:n oikeutetut tai sopimuksista johtuvat edut sitä edellyttävät. Tällöin henkilötietoja säilytetään lain salliman enimmäismääräajan verran.

HP arvioi säännöllisesti rekisteröityjen henkilötietojen säilyttämisen tarpeellisuuden, minkä lisäksi HP huolehtii kaikista kohtuullisista toimenpiteistä varmistaakseen, etteivät rekisterit sisällä yhteensopimattomia, tarpeettomia, vanhentuneita tai virheellisiä rekisteröityjen henkilötietoja.

HP poistaa kaikki henkilötiedot viipymättä, jos HP:llä ei ole lakiin tai sopimukseen perustuvia taikka hallinnollisia perusteita käsitellä rekisteröityjen henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen tai henkilötietojen käsittelyyn soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Lisätietoja HP:n evästetietojen säilyttämisestä on saatavilla HP:n verkkosivujen evästekäytännöistä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet.

Oikeus tutustua henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tutustua hänestä tallennettuihin henkilötietoihin ja varmistaa, että hänen henkilötietojaan ei enää tallenneta rekisteriin.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus esittää HP:lle pyyntö korjata kaikki rekisteriin tallennetut, hänen henkilötietojaan koskevat virheet.

Oikeus pyytää henkilötietojen poistamista
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää hänen henkilötietojensa poistamista rekisteristä, jos HP:llä ei ole laillista perustetta käsitellä kyseisiä henkilötietoja.

Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröity voi pyytää, että hänen henkilötietojensa käsittelyä rajoitetaan laissa säädetyin perustein.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää HP:ta käsittelemästä hänen henkilötietojaan suoramainontaa, etämyyntiä ja muita suoramarkkinointia varten sekä markkina- ja mielipidetutkimuksen tarkoituksiin.

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen
Jos rekisteröity on toimittanut HP:lle henkilötietoja, joita käsitellään rekisteröidyn suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada kyseiset tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle kuin HP:lle.

Oikeus peruuttaa suostumus
Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.

Ennen rekisteröidyn suostumuksen peruuttamista käsiteltyjen henkilötietojen käsittely ei muutu lainvastaiseksi, jos rekisteröity myöhemmin peruuttaa antamansa suostumuksen.

Oikeus valittaa muutoksenhakuviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos tämä katsoo, ettei HP ole noudattanut soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Kansallinen muutoksenhakuelin on Tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi)

Muuta

Jos HP vaatii rekisteröityä toimittamaan HP:lle henkilötietoja, mutta rekisteröity ei toimita niitä, ei HP välttämättä pysty tarjoamaan tälle kaikkia hänen tarvitsemiaan palveluja.

Tällöin HP ei ole vastuussa mistään suorista tai epäsuorista seurauksista, joita rekisteröidylle aiheutuu tai saattaa aiheutua henkilötietojen toimittamatta jättämisestä.

HP ei tee rekisteröityjen henkilötietoja koskevaa automaattista päätöksentekoa ja profilointia.

Evästeet

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita HP:n verkkosivusto tallentaa rekisteröidyn tietokoneelle, mobiililaitteelle tai muuhun laitteeseen rekisteröidyn käyttäessä HP:n verkkosivustoa.

HP käyttää evästeitä muun muassa tarjotakseen rekisteröidylle HP:n sähköisiä palveluita, räätälöidäkseen rekisteröidyn palvelukokemusta sekä kehittääkseen ja valvoakseen HP:n palveluita.

Käyttäessään HP:n verkkosivustoa rekisteröidyllä on mahdollisuus valita, mihin ei-välttämättömiin evästeisiin tämä antaa suostumuksensa. Pakollisia evästeitä voidaan asettaa rekisteröidyn antamasta suostumuksesta huolimatta.

Rekisteröity voi myös muuttaa selaimensa asetuksia ja poistaa asetetut evästeet selaimesta käytyään HP:n verkkosivuilla.

Kolmansien osapuolten tietosuojaselosteet

HP:n verkkosivusto voi sisältää linkkejä ulkopuolisille sivustoille ja kolmansien osapuolten omistamiin tai ylläpitämiin sisältöihin.

Käyttäessään tällaisia ulkoisia sivustoja tai palveluita rekisteröidyn tulee lukea ja hyväksyä kaikki kolmansien osapuolten tietosuojaselosteet. Tällaiset ulkoiset sivustot tai palvelut eivät ole HP:n hallinnassa. HP ei ole vastuussa ulkoisten sivustojen tai palvelujen sisällöstä tai rekisteröidyn henkilötietojen käsittelystä.

Lisätietoja

Jos rekisteröidyllä on kysyttävää HP:n tietosuojaselosteesta tai hän haluaa käyttää oikeuksiaan, tulee rekisteröidyn ottaa yhteyttä HP:hen osoitteeseen dataprotection@helsinkipartners.com   

HP voi päivittää tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä HP:n verkkosivuilla tai muuten sähköisesti.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty ja on voimassa 9.6.2023 alkaen.